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关于做好 2019 年度档案归档工作的通知
各部门：
学校将启动 2019 年度档案归档工作。请各单位将本部门 2018 年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理并移交档案室，2018 年以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请按年度整理好后一并归档。现将归档的具体事宜通知如下：
一、工作要求
1.学校产生的各类档案是bet356官网在线登录各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门、各学院是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好 2018 年度档案归档工作。
2.各部门、各二级学院要严格贯彻部门立卷制度，进一步加强对本部门档案工作的领导，兼职档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时向学校档案室移交。
3.要严格按照各项档案法律法规规定和档案管理规范要求，依法治档，规范治档，严禁将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有或放置立卷部门自行保管。
4.在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案室的沟通联系，共同做好 2018 年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。
二、归档范围
1.各立卷部门参照《bet356官网在线登录文件材料归档范围和保管期限表》进行收集整理归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等）文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。
2.2018 年度学校各部门收到的上级及业务主管部门下发的与学院有直接关系并需要执行的文件材料。
3.学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教职工代表大会、学代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。
4.各部门在 2018 年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。
5.以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。
6.2018 年以前应归但未及时归档的文件材料。
三、归档要求
1.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。
2.归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。
3.电子文档与纸质文件应同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的目录（或归档文件目录）、卷内目录，并一并移交纸质文件、各类目录的电子版。
4.学校内发文的排列顺序为：正本——文件处理单—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理单——正本。OA 办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。
5.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
6.将文件材料有字迹的页面用签字笔逐页编写页码，无字迹的页面不编页码，编页码的位置在非装订边的下角，页码编写要求不漏号，不重号。
7.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，有条件的刻录光盘一并归档。
四、归档时间
1.学校各党政部门和能按年度归档的其他部门，请于 2019 年 4 月 30 日前移交 2018 年度产生的以及 2018 年以前应归但未及 时归档的各类文件材料。
2.各教学部门按教学年度归档，请于 2019 年 6 月 30 日前移交档案。
3.科研、基建、设备专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后 2 个月内进行收集、整理，并移交档案。
五、归档程序
1.归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案室按档案归档规范要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2.移交手续：归档部门在移交归档材料时需写移交清单，移交清单一式两份，交接双方签字后各留一份备查。
联 系 人：王丽萍 联系电话：86405733（外） 52307（内）
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党政办公室
2019 年 3 月 7 日
