关于移交2015年档案的通知

关于移交2015年档案的通知

陕交院办〔2016〕6号

各系（部）、处室，直属各单位：

根据高校档案管理工作规定和学院关于各部门每年至少归档一次的要求，我院2015年档案移交工作即日开始。现将有关事项通知如下：

一、 归档范围

1.2015年度学院党务、行政、教学、科研、基建、设备、财务等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。各部门文件材料归档范围请参照“陕交院办〔2010〕2号”《文件材料归档范围和保管期限》（文件在院办公室网站下载）相关内容进行收集。

2.归档的文件材料包括纸质材料和声像、电子等文件材料（电子文件、数码照片、光盘、磁盘、录像带等）。

3.各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗（上级机关颁发），获赠的具有保存价值的实物档案。

4.往年应归档但未归档的文件材料。

二、归档要求

1.各部门档案员负责本部门归档材料的收集、整理和立卷工作。保证归档文件材料收集齐全，并按时移交学院综合档案科。

2.文书档案（党务、行政）、声像档案以件为单位归档。

3.教学、科研、基建、设备（10万元以上）、财务档案（完成审计的）以卷为单位进行整理、立卷，制作案卷卷内目录并填写备考表，将案卷及签字完毕的备考表交学院综合档案科检查合格后方可装订成卷进行移交。

4.归档材料必须完整。各部门档案员在整理过程中要逐卷（件）进行检查，确保不缺页漏项，不得将同一内容的档案材料分割。

5.归档的声像档案需标明时间、地点、人物、事由、摄影者及文件目录。

6.归档的文件材料除纸质材料外，还要同时移交电子文件，且纸质文件材料与电子文件材料要保持一致。

7.各部门档案员对归档过程中的问题可及时向学院综合档案科咨询。

三、移交要求

1.归档验收。移交档案时，双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门重新整理，直到验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续。归档部门移交档案材料时需写档案移交清单（一式二份），双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间。文书档案：应在5月30日前完成文件材料的移交工作；教学档案：应在12月31日前完成文件材料的移交工作；科研档案：应在课题结题后一个月内完成科研材料的移交工作；设备档案：设备开箱验收完一周内完成设备材料的移交工作；基建档案：应在单项工程项目竣工验收后三个月内完成工程材料的移交工作；财务档案：应在12月31日前完成移交工作；声像、实物档案：随时产生随时移交。

联系人：王丽萍，电话：8362、86405733。

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办 公 室

2016年3月22日

（全文公开）

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